Составляем списки дел и перестаем их бояться. Составляем списки дел и перестаем их бояться Полезные инструменты планирования

Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis . Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.

Почему ваши списки дел не работают

Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:

Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.

Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен - ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.

Как вести список дел правильно

Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови . В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.

Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.

Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II . Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV , а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.

Как составить список дел на неделю: методика планирования

Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел - на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования . Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.

Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.

Пример, как оформить список дел:

Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.

Понедельник	Познакомить сотрудника с коллективом, показать рабочее место, дать ему доступ в и другие используемые сервисы, создать корпоративную почту, объяснить ежедневные обязанности.
Вторник
Среда	Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы.
Четверг	Утром поручить новичку понаблюдать за работой нынешнего администратора, а после обеда поработать самому под его контролем.
Пятница	Провести аудит работы нового сотрудника: проверить знание теории, понаблюдать за его работой на практике.

Чтобы дел в to-do листах было меньше, делегируйте все, что можно. Стивен Кови рекомендует использовать «делегирование руководства». При таком подходе от сотрудника требуется получить в итоге определенный результат, а как его достичь, он решает сам. Больше не надо давать каждому исполнителю строгую пошаговую инструкцию и пристально контролировать каждое его действие. А результат будет превосходить ваши ожидания. Как этому научиться, читайте в статье, .

CRM-системы для управления временем

Даже научившись составлять списки задач, вы можете что-то упустить: потеряете стикер с напоминанием, увлечетесь важным процессом, просто забудете о своем списке дел.

Особенно опасна такая забывчивость в бизнесе: одному клиенту не перезвонил, другому забыл отправить коммерческое предложение, к третьему не приехал на встречу - три сделки сорвались. Чтобы все задачи были зафиксированы в одном месте и сами напоминали о себе, воспользуйтесь CRM-системой. Это удобная программа для управления клиентами, задачами и сделками.

Например, в облачной CRM-системе вы можете и контролировать их выполнение. Программа сама уведомит сотрудника о скором дедлайне и даст знать руководству о невыполненном поручении. Вы сможете постановку задач. Например, можно задать автоматическое напоминание о необходимости продлить договор с клиентом незадолго до его истечения, или связаться с покупателем через какое-то время после сделки и предложить еще какой-то продукт, отправить коммерческое предложение и многое другое.

Теперь вы знаете, как правильно вести список дел. Попробуйте использовать для рабочих задач программу , и вы забудете о сорванных дедлайнах.

По тайм-менеджменту изданы сотни книг, но только эта написана сисадмином для сисадминов. Автор учитывает специфику их труда: работая над долгосрочными проектами, сисадмины вынуждены постоянно прерываться, чтобы наладить технику, помочь пользователям. И даже овладев всеми тонкостями профессий, сисадмин задерживается по вечерам и работает по выходным. Основное внимание уделяется приемам, которые помогут сисадминам не только вести повседневные дела, но и справляться с неизбежными критическими ситуациями. Вы научитесь управлять отвлекающими…

Список черных дел Александра Авророва

От издателя Недаром говорят: чужая душа - потемки. Отзывчивая, доверчивая девушка Надя, программистка по специальности, случайно знакомится с милой старушкой и становится ее приятельницей. И вдруг на Софью Александровну совершается нападение. Умирая, она объявляет Надю своей наследницей и берет с нее обещание - вычислить убийцу. А наследство-то оказывается опасным. Получив компрометирующие материалы на разных людей, Надя узнает, что ее престарелая приятельница была… шантажисткой. Чтобы сдержать обещание, Надя начинает распутывать тайны…

Морис Леблан

Последние похождения Арсена Люпэна. Часть… Морис Леблан

Известный во всем мире роман Мориса Леблана “Последние похождения Арсена Люпэна, взломщика-джентльмена”, состоящий из двух книг, в настоящее время приходит к нашему читателю. Написанный в начале века, он достойно выдержал испытание временем. Острый, держащий все время в напряжении читателя сюжет, добротный стиль, а главное создание образа героя - Арсена Люпэна - вот его основные преимущества. Герой этого романа благородный разбойник, отстаивающий честь, выступающий защитником преследуемых и униженных. Обе представленные части романа связаны…

Делай все наоборот Дарья Калинина

Женская логика – вещь непредсказуемая. Отправившись к Черному морю, Даша и Мариша по дороге передумали и сошли на маленькой станции, решив, что отдых в лесной глуши пойдет им на пользу. И сразу же на подружек напали двое с виду симпатичных парней. Потом они набрели на избушку, где неизвестные бандиты курили гашиш и закапывали в сарае чей-то труп. Скрываясь от этих преступников, подруги попали в такой переплет, что впору утопиться. А спасение утопающих – это, как известно, дело рук самих утопающих, и при этом меньше всего хочется на море…

Дело о пустой консервной банке Эрл Гарднер

Дело беглого мужа Эрл Гарднер

Список невероятных дел Перри Мейсона расширяется! Все больше странных людей и неожиданных предметов становятся объектами расследований «зверюги-адвоката». Но нет такой загадки, которая заставила бы Мейсона отступить! В крайнем случае на выручку всегда придет очаровательная секретарша Делла Стрит.

Дело о молчаливом партнере Эрл Гарднер

Дело трезвых скоморохов Андрей Белянин

Имя: Ивашов Никита Иванович. Должность: начальник первого милицейского управления г. Лукошкина, или, по-местному, сыскной воевода. Родился и вырос в Москве, сюда, в полусказочное царство-государство, попал случайно, вернуться не сумел, за год привык и уже никуда не дергаюсь. Работаю по специальности, успешно сформировал хорошо слаженный коллектив и даже распутал несколько звучных дел. Живем всей командой в тереме Бабы Яги, старушка та еще… В плане хозяйства и экспертно-криминалистической деятельности равных себе не имеет, ну а характер, как у…

Дело сорока семи сорок Нил Гейман

Работать крутым частным детективом – дело нелегкое. Собственно, часть этой работы как раз в том, чтобы время от времени (дней эдак тридцать в месяц) переживать нелегкие времена без цента в кармане и с последней дозой самогона в стакане. Но вот на пороге полуразвалившегося офиса возникает очередное дело: длинные светлые волосы, восхитительная фигурка и такой заряд сексуальности, от которого слюнки текут. Конечно, от нее за версту разит опасностью и неприятностями, но какая разница, если она готова выложить на стол зеленые купюры? Известный…

За правое дело (Книга 1) Василий Гроссман

Роман «За правое дело» - выдающееся произведение о войне по силе правды и таланта, по мощи авторской мысли. В. Гроссман описывает великое «чудо» Сталинграда. Роман В. Гроссмана - «За правое дело» - первая часть дилогии. Автор постигает закономерности войны и неизбежность победы над фашизмом, истоки и последствия культа личности, глубинные противоречия жизни. Роман принадлежит к лучшим произведениям нашей литературы о войне с фашизмом. Человек на войне, смертельно тяжелая жизнь в окопах, самоотверженная солдатская стойкость - обо всем этом рассказывается…

Достойны ли мы отцов и дедов Часть 1 Сергеев Сергеевич

Своя проба написать альтернативку. Что делать если нет выхода и все погибло. Если сидишь в бункере и считаешь дни оставшиеся до смерти, а наверху радиоактивная пустыня. Если появляется возможность все изменить, что делать и чью сторону принять. Обновление 04.05.2010 Занимаюсь окончательным редактированием. Вторая часть уже продумана, если есть терпение - ждите:-)

Фарцовщики. Как делались состояния. Исповедь… Дмитрий Васильев

Большинство граждан СССР, а ныне России, полагали и полагают, что фарцовщики – недалекие и морально жалкие типы, которые цепляли иностранцев возле интуристовских гостиниц, выклянчивая у них поношенные вещи в обмен на грошовые сувениры. Увы, действительность как всегда сильно расходится с привычными стереотипами. Настоящие, успешные фарцовщики составляли значительную часть подпольной экономики СССР. Они делали состояния и закладывали основы будущих; умудрялись красиво сорить деньгами в те времена, когда советские люди несказанно радовались,…

Смертники Восточного фронта. За неправое… Расс Шнайдер

Потрясающий военный роман, безоговорочно признанный классикой жанра. Страшная правда об одном из самых жестоких сражений Великой Отечественной. Кровавый ужас Восточного фронта глазами немцев. Начало 1942 года. Остатки отступающих частей Вермахта окружены в городе Холм превосходящими силами Красной Армии. 105 дней немецкий гарнизон отбивал отчаянные атаки советской пехоты и танков, истекая кровью, потеряв в Холмском «котле» только убитыми более трети личного состава (фактически все остальные были ранены), но выполнив «стоп-приказ» Гитлера:…

Том 15. Дела и речи Виктор Гюго

В настоящий том включено подавляющее большинство публицистических произведений Виктора Гюго, составляющих его известную трилогию "Дела и речи". Первая часть трилогии - "До изгнания" включает статьи и речи 1841-1851 годов, вторая часть - "Во время изгнания" - 1852-1870 годов, третья часть - "После изгнания" - 1870-1885 годов.

Предлагаемый Комментарий составлен с учетом всех последних открытий, которые хотя бы в какой–то мере проливают свет на библейские события. Во вторую часть включена двадцать одна книга: от Псалтири до Книги Пророка Малахии. Статьи отличаются хорошим научным уровнем; материал излагается предельно ясно, что делает эту книгу доступной для широкого круга читателей. В основу русского издания «Нового библейского комментария» положен материал второго пересмотренного и исправленного английского издания New Bible Commentary (Inter–Varsity Press). Предлагаемый Комментарий…

Новый Библейский Комментарий Часть 1 (Ветхий… Дональд Карсон

Предлагаемый Комментарий составлен с учетом всех последних открытий, которые хотя бы в какой–то мере проливают свет на библейские события. В первую часть включены восемнадцать книг: от Книги Бытие до Книги Иова. Статьи отличаются хорошим научным уровнем; материал излагается предельно ясно, что делает эту книгу доступ ной для широкого круга читателей. В основу русского издания «Нового библейского комментария» положен материал второго пересмотренного и исправленного английского издания New Bible Commentary (Inter–Varsity Press). Предлагаемый Комментарий…

Рассказ "Рупь делов" Станислав Китайский

В сборник вошли уже известные и новые произведения иркутского писателя("В начале жатвы.", "Спеши строить дом.", "Рупь делов.", "Собачья школа", "Ягодка", "Такая вот картина", "Когда же ты вернешься?", "Утро этого дня"), которого привлекают вечные и злободневные морально-этические вопросы, часто ускользающие в обыденной жизни от нашего внимания.

Проблема №1. Включаем в список слишком много пунктов

Так мы только перегружаем списки дел. В книге «Сила воли: открывая заново самую мощную способность человека» социальный психолог Рой Баумайстер и журналист Джон Тирни говорят о том, что один человек обычно ставит перед собой около 200 различных задач одновременно. На выполнение такого количества дел, запланированных на один день, понадобится как минимум неделя.

И это ещё не всё. Исследование, проведённое учёными Эми Далтон и Стивеном Спиллером, показывает, что чем длиннее ваш список задач и целей, тем менее действенным он становится.

Забивание списка дел чрезмерным количеством пунктов вызывает беспокойство, которое отвлекает нас от выполнения важных заданий. Психологи Роберт Эммонс и Лора Кинг обнаружили, что тревога от наличия чрезмерного количества конфликтующих друг с другом целей приводит к тому, что страдают продуктивность и духовное и физическое здоровье.

Списки дел помогают удержать в памяти всё, что предстоит сделать. В то же самое время использование этого метода может спровоцировать тревожность.

Проблема №2. Не понимаем реальной функции списков дел

Вы понимаете, как на самом деле работают списки дел? Кажется, всё довольно просто. Мы составляем список дел, чтобы зафиксировать определённые задачи. Это как своеобразное устройство внешней памяти, напоминающее о том, что нужно сделать.

В чём же проблема? Надоедливые мысли о незавершённных задачах и невыполненных планах порождают эффект Зейгарник. Он проявляется в том, что мы лучше запоминаем незаконченные действия. Может показаться, что логичным решением будет довести дела до конца и осуществить планируемое. Однако психологи обнаружили, что этот эффект проявляется так: ваше бессознательное просит сознание составить план, а не заставляет вас немедленно засесть за выполнение дел.

Был проведён эксперимент: одна группа студентов думала о предстоящем важном экзамене, а другая составляла подробный план подготовки, описывающий, что, где и когда они будут делать. Затем всех студентов попросили закончить определённые фразы. Первая группа по большей части использовала слова, связанные с экзаменами, чего не было замечено за второй. Но несмотря на то, что последняя не продвинулась в подготовке, студентам всё же удалось навести в голове порядок, составляя план.

Списки дел только вредят, когда мы не обдумываем деталей. Когда же они становятся слишком большими, планирование с их помощью становится неэффективным. Неудивительно, что мы не выполняем все пункты из такого списка.

Проблема №3. Даём себе слишком много времени

Большой план нужно разбивать на несколько частей. Нам требуется меньше усилий, энергии и времени на то, чтобы выполнить более мелкие задания и вычеркнуть их из списка.

Однако мы часто ставим себе слишком щадящие дедлайны, увеличивая шансы на то, что задание не будет сделано вообще. Профессор поведенческой экономики Дэн Ариэли обнаружил, что студенты, которым дали больше времени на выполнение заданий, справились хуже, чем студенты, которым установили более жёсткие дедлайны.

Прокрастинаторам хорошо известно: чем больше времени ты себе даёшь, тем ниже вероятность того, что ты закончишь работу к нужному сроку.

Когда составление списка дел становится постоянным упражнением по откладыванию заданий на завтра или на следующий день, он не очень-то эффективен.

Проблема №4. Забываем, что будущее непредсказуемо

Мы часто активно работаем целый день, но так и не доходим до большинства заданий, включённых в список дел.

Выполненные дела никогда не будут соответствовать планируемым задачам, если вы не научитесь грамотно формулировать пункты списка. Когда вы не указываете конкретные действия в отношении каждой своей цели, но предпринимаете какие-то шаги на пути к её достижению, ваш прогресс трудно соотнести с изначальным планом. Вы не сможете поставить галочку рядом с каким-то пунктом.

Также мы не можем учесть перерывы при выполнении заданий, которые придётся сделать. Чаще всего нам не удаётся пройтись по всему списку из-за того, что в ходе работы появляются новые незапланированные дела (срочно позвонить, отправить письмо, поучаствовать в мероприятии). Кроме того, всегда могут возникнуть отвлекающие факторы, не связанные с работой: у подруги проблемы, а вы должны её утешить, или разговорчивый коллега никак не отстанет от вас со своими историями.

Мы не можем предсказывать будущее, поэтому наши списки дел часто не выдерживают испытания временем.

Если кто еще не в курсе, я обожаю изучать методики тайм-менеджмента и составлять списки . Домашние уже знают, что вечером в воскресенье я "пропадаю для общества" - закрываюсь в комнате и пишу списки. Сначала я пишу или корректирую список "инициатив" на месяц - это те направления, которые я хочу охватить в конкретном месяце. Не дела, а именно направления. Такой перечень я составляю на отдельной картонке, по совету Глеба Архангельского, потом эту картонку я использую как вкладыш в ежедневник, чтобы "инициативы" всегда были на виду.

После этого я записываю в ежедневнике дела на неделю - туда я помещаю самые важные дела, о которых нельзя забыть! Часто напротив дела я ставлю конкретную дату, когда нужно им заняться.

И - на конечном этапе - я заполняю графу на следующий день, т.е. на понедельник . Обычно понедельник у меня очень тяжелый день, требующий огромных внутренних сил и большой раскачки, поэтому на него я стараюсь не планировать ничего важного. Только приятные мелкие дела, которые помогут "влиться в неделю".

В остальные дни я стараюсь заполнять ежедневник по максимуму, потому что знаю, что, чем больше дел, тем больше успеваешь. По крайней мере, в моем случае это правило работает. Но опять же, я поняла, что все люди по темпу работы делятся на "степенных" и "авральных". "Степенные", как мой муж, выполняют все дела заранее или к сроку, предпочитают работать не торопясь, не перерабатывают и не перенапрягаются, но и часто не умеют отдыхать, не делают больших перерывов в работе, предпочитают трудиться по стандартному графику "от забора и до обеда".

"Авральные", как я, работают всплесками, по гибкому графику, предпочитают сразу хвататься за огромный массив работы, делать его в один присест, а затем долго, порой в течение нескольких суток, приходить в себя, пассивно отдыхая на диване и отсыпаясь, стараются работать по гибкому графику, не в фиксированное время.

А вы в каком темпе работаете? Может быть, есть промежуточные варианты?:)

К чему я все это вспомнила - откопала тут одну из своих старых статей по составлению списков дел, в которой я анализирую опыт тех, кто писал о тайм-менеджменте. Надеюсь, вам будет интересно.

В СПИСКАХ ЗНАЧИТСЯ!

Спискомания тайно захватила мир. Мы постоянно заносим списки дел в ежедневники, компьютеры, мобильные телефоны, используем специальные программы, вешаем «напоминалки» на холодильники и зеркала в ванной, пытаемся разработать систему поощрений, но чаще всего систематизированные дела так и остаются нереализованными.

Почему, задаемся мы вопросом и разводим руками, вспоминая известную поговорку: «Сила есть, воля есть. А силы воли нет!». Однако, возможно, всему виной не отсутствие целеустремленности, а неправильный подход к составлению списков и распределению дел. Между тем, есть специальные методики, которые действительно способны упростить жизнь, например…

100 ДЕЛ ЗА 30 ДНЕЙ
«Господи, я прошу не о чудесах и не о миражах, а о силе каждого дня. Научи меня искусству маленьких шагов»

СУТЬ МЕТОДИКИ: Организатор сайта, коуч-тренер Наталья Одегова утверждает, что потом - значит, никогда . Несделанные дела месяцами висят на нас мертвым грузом, но для того, чтобы сбросить этот груз, недостаточно просто занести «висяки» в список . Сначала нужно понять, почему мы изо дня в день откладываем их выполнение. Возможно, проблема в том, что мы пытаемся объять необъятное. Есть так называемые «дела-слоны», которые невозможно выполнить в один присест. Например, вы можете постоянно переносить в ежедневнике запись «Похудеть!», но лишние килограммы и не собираются уходить. Не торопитесь обвинять себя в лени, виновата именно неправильная постановка цели. Что значит «похудеть»? Эта формулировка слишком обширна и не дает нам детального представления, что именно нужно сделать для похудения. Такое «дело-слон» нужно «есть» по частям . Для начала стоит конкретизировать конечный результат: не просто «похудеть», а «сбросить 3 килограмма и подтянуть мышщы». Дальше определяемся со сроками и поэтапными действиями: «в этом месяце я собираюсь сбросить 1 килограмм путем тренировок под руководством тренера, отказа от сладкой и жирной пищи и плавания в бассейне 2 раза в неделю». «Кусочки слона» записываем в ежедневник. И такие части нужно отделить от «слонов» по всем значимым областям жизни: здоровье, финансы, учеба, работа, личная жизнь. Сто дел набегает очень быстро. Важно, чтобы каждое действие можно было выполнить за один раз.

В отдельный список стоит поместить рутины или повторяющиеся дела, например, утренняя гимнастика, косметические процедуры и так далее . На каждую рутину нужно выделить определенное время. Через 20-30 дней постоянного повторения рутины входят в привычку, и вы будете выполнять их уже автоматически, не заглядывая в ежедневник.

После того, как списки составлены, жизнь значительно упрощается. Вам остается только каждый день по настроению выбирать из списка «100 дел» несколько заданий, которые вам хочется сделать именно сегодня . Не забудьте добавить в перечень и приятные занятия : посмотреть фильм, который давно мечтали увидеть, купить новое комнатное растение, послушать диск с модной музыкой. И, конечно, по итогам выполнения заданий нужно придумать себе поощрение. Успевать все - значит, также успевать отдыхать и радоваться жизни!

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ: Чтобы усилить эффективность этой техники, лучше заручиться поддержкой близких или друзей. Например, попросить сестру контролировать ваше выполнение дел или устроить соревнование с подругой, кто быстрее поставит выполненные галочки в списке, а за успех наградить себя совместным походом в спа-салон. Список с делами лучше всего распечатать и повесить над рабочим столом, на холодильник или любое другое видное место . Если дела записаны в блокнот или, что еще хуже, занесены в компьютер, о них быстро забываешь. Проверено на практике! А для абсолютной успешности эксперимента можно вступить в интернет-сообщество, где каждый месяц участники соревнуются, кто успеет выполнить максимум из поставленных задач. Победителя ждет виртуальная слава и реальное удовлетворение своей жизнью.

Продолжение следует...

Вы можете не любить планирование, зато его любит ваш мозг. И хотя здесь есть свои плюсы, списки дел (to-do листы) - палка о двух концах. Часто они выбивают из колеи, обескураживают и снижают нашу продуктивность, хотя все должно быть наоборот. FastCompany дает советы, как составлять списки дел, чтобы они были полезны и обеспечивали удовольствие от работы.

Почему от составления списков портится настроение?

Большая часть списков - это длиннющие перечни невероятно скучных заданий. Если вы заполняете рабочий календарь повседневными задачами, с высокой вероятностью вы только ими и будете заниматься. Звучит не так плохо - разве не для этого составляются списки дел?

Нравится нам или нет, некоторые вещи, которые нужно делать, нудны, скучны и утомительны. И если ежедневно на вас сыплются напоминания только о самых неприятных рабочих обязанностях, ваша мотивация со временем улетучится.

Как получать удовольствие от списков дел?

На самом деле, планирование - лучший способ получить побольше удовольствия от работы. Исследования показывают, что люди, которые считают работу своим призванием, испытывают куда больше удовольствия, чем те, кто воспринимает работу не иначе как набор рутинных задач. Другими словами, важно ощущение осмысленности, и грамотно составленный список дел здесь неплохо помогает. Ощущать работу своим призванием можно, когда вы каждый день, каждую неделю и месяц ясно видите значимость собственного вклада.

Для этого нужно, чтобы еженедельнике находилось место для планирования работы над важными лично для вас задачами. Над теми вещами, которые позволяют сделать реальный вклад в общее дело, и именно такой, какой вам хотелось бы.

Конечно, придется приложить усилия. Большинство из нас не умеет продвигаться к выполнению самых важных целей в текущем режиме. Скорее наоборот, самое важное постоянно все время ускользает, выполнение срочных повседневных задач поглощает нас полностью. Вы можете очень хотеть повышения, желать закончить большой проект или улучшить жизнь клиентов, но такие задачи мало кто включает в список дел. Далеко не всегда понятно, какие именно шаги нужно предпринять для их выполнения.

К счастью, составление правильного списка дел помогает разбить процесс достижения комплексной цели на отдельные вполне понятные и преодолимые этапы. Достаточно на некоторое время сделать паузу и немного подумать. В следующий раз, формируя список дел, сделайте осознанное усилие и прикиньте, где именно в расписании на следующую неделю найдется место для таких задач. Придется идти на компромиссы, отложить иди делегировать рутину, но в этом и суть.

Как только вы вычислите постоянно повторяющиеся задачи, мешающие продвигаться в тех областях, которые по-настоящему радуют, вы постепенно начнете находить время на важные вещи (и, возможно, даже научитесь делегировать задачи, которые можно передать). Как только вы станете лучше планировать ту часть работы, что вам нравится, вы начнете лучше относиться даже к самым скучным задачам из вашего списка дел.

Список дел с искусственным интеллектом победит прокрастинацию

За счет встроенного искусственного интеллекта приложение для управления задачами Todoist помогает людям научиться не срывать самостоятельно установленные дедлайны.

Функция "Умное расписание" автоматически предлагает крайнюю дату исполнения задачи, основываясь на привычках пользователя, текущей загруженности и типе задания. Например, планировщик постарается не добавлять больше задач в день, который и так чрезмерно загружен, и будет придерживаться нормальных для пользователя часов активности при назначении дедлайнов. Планировщик умеет определять сложность по названию каждого задания. Так, он поставит задаче "пофиксить баг" больший приоритет, чем задача "прочитать книгу". Заодно решит, на какой день недели ее стоит отнести - на будний или на выходной.

"Умное расписание" работает как с новыми задачами, так и с просроченными. Просроченные задачи можно переносить сразу группами. Смысл в том, чтобы пользователи устанавливали дедлайны, которые они в состоянии соблюдать, а не сдвигали их раз за разом.

На пути к более умным программам

Сегодня весь имеющийся софт не слишком "умный", скорее даже "глупый", он требует, чтобы вы делали всю работу сами. В Doist, компании, которая разрабатывает приложение Todoist, внимательно проанализировали поведение пользователей и обнаружили, что самая большая их проблема - прокрастинация. Примерно у 70% активных пользователей Todoist есть хотя бы одна просроченная задача. А среди них есть своя подкатегория "сноуболлеров", у которых отложенные задачи копятся до тех пор, пока всё не выходит из-под контроля.

Для того чтобы помочь людям с с соблюдением дедлайнов, Doist дала пользователям возможность устанавливать ежедневные и еженедельные цели по выполнению определенного количества задач. Планировщик установит дедлайны соответственно целям, а пользователь затем может сам оценить свою успешность.

Как и любому другому приложению, построенному на машинном обучении, Todoist нужно много данных для построения достоверных прогнозов и точных дат дедлайнов. У Doist пока недостаточно сведений, с которыми можно работать, так как эта функция тестируется в ограниченной бета-версии. Разработчики надеются, что пользователи смогут полагаться на определяемые алгоритмом даты как минимум в 80% случаев.